Содержание:
Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов
В основном руководители ставят задачи подчиненным устно или на бумаге, в виде резолюции или поручения. При этомони рассчитывают, что сотрудник сам запомнит задание.
Но что происходит в итоге? Сотрудник забывает о поручении, а руководитель тратит много времени на контроль.
А как работать, если ежедневно более 100 поручений?
Можно ли автоматизировать постановку задач и упростить контроль? Мы разработали собственную методику, которую используем больше 3х лет.
Регистрация документа
Офис-менеджер регистрирует новый документ в системе, на основании которого дублируются поручения руководителя с бумажного документа (входящего письма, протокола совещания или приказа).
-
Номер;
-
Заголовок;
-
Дата;
-
Ответственный;
-
Тип (входящая, исходящая документация, приказы ГД – Генерального Директора, проекты и т.д.);
-
Связь документа с проектом (если требуется).
Отложить задачу можно на конкретное время, выбрав удобный период напоминания – от 5 минут до 1 недели.
При этом сотруднику не нужно тратить время на поиск документа в корпоративной библиотеке. Кнопка «Перейти» направит его сразу к электронной версии документа, т.к он привязан к задаче.
Чтобы ознакомиться с деталями задачи, нужно нажать кнопку «Открыть». В появившемся окне будет указана планируемая дата начала и завершения работы, текущее состояние задачи. Для учета фактического времени выполнения сотрудник отмечает состояние «В работе».
В графе «Приоритет» указан статус задачи (высокий, средний, Г.Д.). Данный пункт позволяет сотруднику выделить важные задачи, которые требуется выполнить в первую очередь. Детали задачи указаны в связях: контрагент, контакты, документы, счета и другие элементы. Чтобы просмотреть интересующий элемент, нужно нажать значок лупы.
Все задачи сотрудника расположены на вкладке «Задачи». Переключившись на эту вкладку, он увидит текущие, выполненные и просроченные задачи, которые отмечены красным цветом.
После выполнения задачи сотрудник отмечает состояние и результат «Выполнено». Написать подробнее об итогах
работы можно в графе «Результат подробно». Например, «документ отправлен» или «договорился о встрече
с клиентом».
Автор задачи получит уведомление о выполненном поручении по e-mail. Он оценит результат и, при необходимости, вернет задание на доработку.
Контроль невыполненных поручений
Руководитель регулярно получает напоминания о выполняемых задачах подчиненных. Полный перечень задач, в том числе просроченные, отображены на вкладке «Задачи».
Чтобы напомнить подчиненному о поручении, руководителю или его ассистенту нужно поставить галочку «Ответственному». После этого сотрудник получит напоминание о просроченном задании.
Все задачи и поручения руководителей имеют особый приоритет – статус Г.Д. Это существенно упрощает фильтрацию и поиск. Быстро найти задачу помогут фильтры «состояние» и «ответственный». Чтобы просмотреть поручения статуса Г.Д., нужно перейти на вкладку «Задачи» и выбрать папку «Поручения Генерального». Данная папка включает разделы «В работе», «Выполнено», «Не начато». Таким образом, можно легко переключаться между различными категориями задач.
Как мы видим, в данном примере 1680 поручений от Генерального Директора. Можно ли их контролировать вручную? Ответ очевиден.
Преимущества
- Систематизация всех документов и поручений.
-
Простой поиск и удобные напоминание об актуальных задачах и их выполнении.
-
Разграничение прав доступа в зависимости от должности ответственного.
Что можно улучшить?
Перейти на полный документооборот с функцией электронно-цифровой подписи.
Результаты
❝ По итогам данной методики мы в ООО «ЦентрПроектЗащита» существенно снизили затраты времени на поиск документов, контроль поручений. А самое важное – нашим сотрудникам нравится такой подход, при новом поручении всегда добавляют: «Поставьте мне задачу в Террасофте!». Так удобнее и руководителю, и сотруднику.❞
Виталий Владимирович Курманов, Генеральный Директор ООО "ЦентрПроектЗащита"
