ЦентрПроектЗащита, Центр проектирования Защита
Получен допуск СРО на проектирование объектов с использованием атомной энергии!
Москва
Архангельск
Брянск
Владивосток
Екатеринбург
Казань
Калининград
Краснодар
Красноярск
Москва
Новосибирск
Санкт-Петербург
+7 (499) 705-07-31
с 08.30 до 18.00
Заказать звонок
105082, Москва, Спартаковская площадь, д. 14, стр. 3
Компания
  • О компании
  • История
  • Лицензии и свидетельства
  • Наши награды
  • Руководство
  • Отзывы
  • Вакансии
  • Партнеры
Виды деятельности
Проекты
  • Добыча нефти и газа (на шельфе)
  • Добыча нефти и газа (на суше)
  • Инфраструктурные объекты
  • Объекты ОЗХ
  • Транспорт нефти и газа
  • Переработка нефти и газа
  • Промышленность
  • Энергетика
  • Авиация
  • Металлургия
  • Объекты массового пребывания людей
Пресс-центр
  • Публикации в СМИ
  • Новости
  • Статьи
Наши пособия
  • Пособия по разработке
  • Сборники замечаний экспертиз
  • Общие вопросы
Контакты
    ЦентрПроектЗащита, Центр проектирования Защита
    Компания
    • О компании
    • История
    • Лицензии и свидетельства
    • Наши награды
    • Руководство
    • Отзывы
    • Вакансии
    • Партнеры
    Виды деятельности
    Проекты
    • Добыча нефти и газа (на шельфе)
    • Добыча нефти и газа (на суше)
    • Инфраструктурные объекты
    • Объекты ОЗХ
    • Транспорт нефти и газа
    • Переработка нефти и газа
    • Промышленность
    • Энергетика
    • Авиация
    • Металлургия
    • Объекты массового пребывания людей
    Пресс-центр
    • Публикации в СМИ
    • Новости
    • Статьи
    Наши пособия
    • Пособия по разработке
    • Сборники замечаний экспертиз
    • Общие вопросы
    Контакты
      Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов
      0
      • Москва
        • Назад
        • Города
        • Архангельск
        • Брянск
        • Владивосток
        • Екатеринбург
        • Казань
        • Калининград
        • Краснодар
        • Красноярск
        • Москва
        • Новосибирск
        • Санкт-Петербург
      • Компания
        • Назад
        • Компания
        • О компании
        • История
        • Лицензии и свидетельства
        • Наши награды
        • Руководство
        • Отзывы
        • Вакансии
        • Партнеры
      • Виды деятельности
      • Проекты
        • Назад
        • Проекты
        • Добыча нефти и газа (на шельфе)
        • Добыча нефти и газа (на суше)
        • Инфраструктурные объекты
        • Объекты ОЗХ
        • Транспорт нефти и газа
        • Переработка нефти и газа
        • Промышленность
        • Энергетика
        • Авиация
        • Металлургия
        • Объекты массового пребывания людей
      • Пресс-центр
        • Назад
        • Пресс-центр
        • Публикации в СМИ
        • Новости
          • Назад
          • Новости
          • Публикации в СМИ
          • Новости
          • Статьи
        • Статьи
      • Наши пособия
        • Назад
        • Наши пособия
        • Пособия по разработке
        • Сборники замечаний экспертиз
        • Общие вопросы
      • Контакты

      Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов

      • Главная
      • Пресс-центр
      • Статьи
      • Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов
      Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов
      В основном руководители ставят задачи подчиненным устно или на бумаге, в виде резолюции или поручения. Можно ли автоматизировать постановку задач и упростить контроль? Мы разработали собственную методику, которую используем больше 3х лет.

      Содержание:

      • Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов
      • Регистрация документа
      • Контроль невыполненных поручений
      • Преимущества
      • Что можно улучшить?
      • Результаты


      Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов

      В основном руководители ставят задачи подчиненным устно или на бумаге, в виде резолюции или поручения. При этом
      они рассчитывают, что сотрудник сам запомнит задание.

      Но что происходит в итоге? Сотрудник забывает о поручении, а руководитель тратит много времени на контроль.
      А как работать, если ежедневно более 100 поручений?

      Можно ли автоматизировать постановку задач и упростить контроль? Мы разработали собственную методику, которую используем больше 3х лет.


      Регистрация документа

      Офис-менеджер регистрирует новый документ в системе, на основании которого дублируются поручения руководителя с бумажного документа (входящего письма, протокола совещания или приказа).

      • Номер;

      • Заголовок;

      • Дата;

      • Ответственный;

      • Тип (входящая, исходящая документация, приказы ГД – Генерального Директора, проекты и т.д.);

      • Связь документа с проектом (если требуется).

      Регистрация документа

      Сотрудник получает уведомление о новой задаче в форме всплывающего окна. Он может сразу приступить к выполнению (кнопка «Перейти») или отложить задание (кнопка «Отменить»).

      Отложить задачу можно на конкретное время, выбрав удобный период напоминания – от 5 минут до 1 недели.

      При этом сотруднику не нужно тратить время на поиск документа в корпоративной библиотеке. Кнопка «Перейти» направит его сразу к электронной версии документа, т.к он привязан к задаче.

      Регистрация документа

      Чтобы ознакомиться с деталями задачи, нужно нажать кнопку «Открыть». В появившемся окне будет указана планируемая дата начала и завершения работы, текущее состояние задачи. Для учета фактического времени выполнения сотрудник отмечает состояние «В работе».

      В графе «Приоритет» указан статус задачи (высокий, средний, Г.Д.). Данный пункт позволяет сотруднику выделить важные задачи, которые требуется выполнить в первую очередь. Детали задачи указаны в связях: контрагент, контакты, документы, счета и другие элементы. Чтобы просмотреть интересующий элемент, нужно нажать значок лупы.

      Поручения Генерального директора

      Все задачи сотрудника расположены на вкладке «Задачи». Переключившись на эту вкладку, он увидит текущие, выполненные и просроченные задачи, которые отмечены красным цветом.

      После выполнения задачи сотрудник отмечает состояние и результат «Выполнено». Написать подробнее об итогах работы можно в графе «Результат подробно». Например, «документ отправлен» или «договорился о встрече с клиентом».

      Выполнение задачи

      Автор задачи получит уведомление о выполненном поручении по e-mail. Он оценит результат и, при необходимости, вернет задание на доработку.


      Контроль невыполненных поручений

      Руководитель регулярно получает напоминания о выполняемых задачах подчиненных. Полный перечень задач, в том числе просроченные, отображены на вкладке «Задачи».

      Контроль невыполненных поручений 
        

      Чтобы напомнить подчиненному о поручении, руководителю или его ассистенту нужно поставить галочку «Ответственному». После этого сотрудник получит напоминание о просроченном задании.

      Все задачи и поручения руководителей имеют особый приоритет – статус Г.Д. Это существенно упрощает фильтрацию и поиск. Быстро найти задачу помогут фильтры «состояние» и «ответственный». Чтобы просмотреть поручения статуса Г.Д., нужно перейти на вкладку «Задачи» и выбрать папку «Поручения Генерального». Данная папка включает разделы «В работе», «Выполнено», «Не начато». Таким образом, можно легко переключаться между различными категориями задач. 

      Контроль невыполненных поручений


      Как мы видим, в данном примере 1680 поручений от Генерального Директора. Можно ли их контролировать вручную? Ответ очевиден. 

      Преимущества


      • Систематизация всех документов и поручений.
      • Простой поиск и удобные напоминание об актуальных задачах и их выполнении.
      • Разграничение прав доступа в зависимости от должности ответственного.

       

      Что можно улучшить?

      Перейти на полный документооборот с функцией электронно-цифровой подписи.

       

      Результаты


      Виталий Владимирович Курманов 
       
      ❝ По итогам данной методики мы в ООО «ЦентрПроектЗащита» существенно снизили затраты времени на поиск документов, контроль поручений. А самое важное – нашим сотрудникам нравится такой подход, при новом поручении всегда добавляют: «Поставьте мне задачу в Террасофте!». Так удобнее и руководителю, и сотруднику.❞

      Виталий Владимирович Курманов,  
      Генеральный Директор ООО "ЦентрПроектЗащита"




      • Комментарии
      Загрузка комментариев...

      Назад к списку Следующая статья
      Подписывайтесь на новости о спец.разделах:
      Наши проекты
      Добыча нефти и газа (на шельфе)
      Добыча нефти и газа (на суше)
      Инфраструктурные объекты
      Объекты ОЗХ
      Транспорт нефти и газа
      Переработка нефти и газа
      Промышленность
      Энергетика
      Авиация
      Металлургия
      Объекты массового пребывания людей
      Услуги
      На стадии проектирования
      Расчеты
      На стадии эксплуатации
      Отзывы клиентов
      Публикации в СМИ
      Новости компании
      Научные статьи
      Политика конфиденциальности
      Наши контакты

      +7 (499) 705-07-31
      с 08.30 до 18.00
      105082, Москва, Спартаковская площадь, д. 14, стр. 3
      msk@safetycenter.ru
      © 2023 Все права защищены.
      Карта сайта
      0
      Корзина
      Ваша корзина пуста
      Исправить это просто: выберите в каталоге интересующий товар и нажмите кнопку «В корзину»
      В каталог
      x^