Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?

Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?

Еженедельный отчет – необходимость и рутина для многих проектных институтов. Представим ГИПа Федора, который трудится в проектной организации XXX. Чтобы сформировать отчет, ему придется собрать данные от разработчиков всех смежных разделов, оформить каждый отчет и составить список рассылки. На каждый этап потратит минимум 30 минут, а если текущих проектов более 30?

Мы разработали и внедрили собственное решение – систему автоматизированной подготовки и рассылки отчетов.

Задачи автоматизированной отчетности

• Предоставлять Заказчикам регулярную обратную связь.
• Обеспечивать прозрачность процесса разработки.
• Предоставлять информацию о текущих и возможных проблемах в проекте.
• Систематизировать ключевую информацию о состоянии проекта.
• Оценивать результаты работ в соответствии с договорными обязательствами.

Преимущества

• Простое создание и отправка отчета.
• Полная систематизация технической и организационной части.
• Своевременное напоминание Заказчику о проблемных вопросах.
• Отражение системной работы подрядчика.

Методология

Мы используем систему автоматизированной отчетности с июля 2017 года. В последний рабочий день каждой недели (обычно это пятница) Заказчики получают отчеты по проектам. Таким образом, в понедельник у ГИПа есть подробная информация для совещаний и планирования работы на следующей неделе.

Как формируется отчет?

Чтобы создать отчет, нужно перейти в раздел «Проекты». Выбираем папку «Все проекты», а затем подпапку «Для рассылки отчетов». Для удобства поиска все проекты разделены по категориям:

• В планах.
• В работе.
• На рассмотрении.
• На экспертизе.
• Приостановлен.

---

 К каждому проекту можно посмотреть информацию в разделах «Инциденты», «Файлы», «Трудозатраты», «Описание» и т.д.

---

Отмечаем в списке необходимый проект, а затем в меню «Отчеты» выбираем пункт «Еженедельные отчеты». Вводим номер документа в появившемся окне и нажимаем «Ок».

---

Далее формируется автоматизированный отчет по выбранному проекту. Нам потребуется всего несколько секунд, чтобы отправить его Заказчику. Нажимаем «Отправить по e-mail» и выбираем формат PDF.

---

Формируется письмо, в котором уже указаны контакты Заказчика, тема письма, сообщение и подпись. Еженедельный отчет автоматически прикреплен вложением. Все, что нам нужно сделать – нажать «Отправить».

 

---

Что получает Заказчик? Структура еженедельного отчета.

В отчете представлено 5 таблиц, которые отображают актуальную информацию по проекту.
  

Таблица 1. Состояние проекта.

В первой таблице представлена основная информация по работе над проектом. Она помогает Заказчику понять:

• На какой стадии находится проект?
• Что служит основанием для его выполнения?
• Кто является ответственным лицом от Заказчика и Исполнителя?
• Когда мы приступили к проекту и когда его завершим?
• Сколько рабочих дней выполняется проект и сколько еще осталось? 

---

Таблица № 2. Состояние документации.

В данной таблице указан перечень разрабатываемых проектных документов.

• Тип документа.
• Состояние разработки разделов ПД или РД.
• Стадия документооборота.

Примечания к каждому документу (с указанием вопросов и инцидентов по каждому разделу).

В таблице используются специальные иконки:

---

Они позволяют Заказчику понять, на какой стадии выполнения находится проект. В примечаниях содержатся пояснения
к каждому документу. 

---

Преимущества таблицы:

• Подробный отчет о стадии разработки каждого документа в процентах.
• Наглядное отображение каждой стадии работы в процентах.
• Анализ движения документации по соответствующим структурам.

Таблица № 3. Обновление реестра ИД.

В третьей таблице указано наименование каждого файла, дата обновления реестра и контакт исполнителя. К отчету
автоматически прикрепляется актуальный реестр исходных данных. 

Преимущества:

• Отправление заказчику активного реестра ИД вложением к письму.
• Отслеживание актуальных изменений в реестре ИД вплоть до времени обновления.

Таблица № 4. Корреспонденция по проекту.

В данной таблице собрана полная информация о входящей и исходящей документации:

• Дата.
• Номер.
• Заголовок.
• Контакт.
• Тип – входящая или исходящая документация.

---