Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?

Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?


Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?

Еженедельный отчет – необходимость и рутина для многих проектных институтов. Представим ГИПа Федора, который трудится в проектной организации XXX. Чтобы сформировать отчет, ему придется собрать данные от разработчиков всех смежных разделов, оформить каждый отчет и составить список рассылки. На каждый этап потратит минимум 30 минут, а если текущих проектов более 30?

Мы разработали и внедрили собственное решение – систему автоматизированной подготовки и рассылки отчетов.

Трудозатраты ГИПа на подготовку одного отчета – 30 секунд.



Задачи автоматизированной отчетности

  • Предоставлять Заказчикам регулярную обратную связь.
  • Обеспечивать прозрачность процесса разработки.
  • Предоставлять информацию о текущих и возможных проблемах в проекте.
  • Систематизировать ключевую информацию о состоянии проекта.
  • Оценивать результаты работ в соответствии с договорными обязательствами.


Преимущества

  • Простое создание и отправка отчета.
  • Полная систематизация технической и организационной части.
  • Своевременное напоминание Заказчику о проблемных вопросах.
  • Отражение системной работы подрядчика.


Методология

Мы используем систему автоматизированной отчетности с июля 2017 года. В последний рабочий день каждой недели (обычно это пятница) Заказчики получают отчеты по проектам. Таким образом, в понедельник у ГИПа есть подробная информация для совещаний и планирования работы на следующей неделе.

Как формируется отчет?

Чтобы создать отчет, нужно перейти в раздел «Проекты». Выбираем папку «Все проекты», а затем подпапку «Для рассылки отчетов». Для удобства поиска все проекты разделены по категориям:

  • В планах.
  • В работе.
  • На рассмотрении.
  • На экспертизе.
  • Приостановлен.

Поиск проекта в ООО ЦентрПроектЗащита


  К каждому проекту можно посмотреть информацию в разделах «Инциденты», «Файлы», «Трудозатраты», «Описание» и т.д.

Информация о проекте в ООО ЦентрПроектЗащита


Отмечаем в списке необходимый проект, а затем в меню «Отчеты» выбираем пункт «Еженедельные отчеты». Вводим номер документа в появившемся окне и нажимаем «Ок».

Формируем еженедельный отчет в ООО ЦентрПроектЗащита


Далее формируется автоматизированный отчет по выбранному проекту. Нам потребуется всего несколько секунд, чтобы отправить его Заказчику. Нажимаем «Отправить по e-mail» и выбираем формат PDF.

Отправление отчета в ООО ЦентрПроектЗащита


Формируется письмо, в котором уже указаны контакты Заказчика, тема письма, сообщение и подпись. Еженедельный отчет автоматически прикреплен вложением. Все, что нам нужно сделать – нажать «Отправить».

 
Формирование письма в ООО ЦентрПроектЗащита




Что получает Заказчик? Структура еженедельного отчета.


В отчете представлено 5 таблиц, которые отображают актуальную информацию по проекту.
  

Таблица 1. Состояние проекта.

В первой таблице представлена основная информация по работе над проектом. Она помогает Заказчику понять:

  • На какой стадии находится проект?
  • Что служит основанием для его выполнения?
  • Кто является ответственным лицом от Заказчика и Исполнителя?
  • Когда мы приступили к проекту и когда его завершим?
  • Сколько рабочих дней выполняется проект и сколько еще осталось? 

Состояние проекта.ООО ЦентрПроектЗащита



Преимущества таблицы:

  • Уведомления Заказчика о старте проекта и состоянии работ.
  • Анализ трудозатрат по проекту.


Таблица № 2. Состояние документации.

В данной таблице указан перечень разрабатываемых проектных документов.

  • Тип документа.
  • Состояние разработки разделов ПД или РД.
  • Стадия документооборота.

Примечания к каждому документу (с указанием вопросов и инцидентов по каждому разделу).

В таблице используются специальные иконки:

Иконки для таблицы. ООО ЦентрПроектЗащита


Они позволяют Заказчику понять, на какой стадии выполнения находится проект. В примечаниях содержатся пояснения
к каждому документу. 


Состояние документации. ООО ЦентрПроектЗащита


Преимущества таблицы:

  • Подробный отчет о стадии разработки каждого документа в процентах.
  • Наглядное отображение каждой стадии работы в процентах.
  • Анализ движения документации по соответствующим структурам.


Таблица № 3. Обновление реестра ИД.

В третьей таблице указано наименование каждого файла, дата обновления реестра и контакт исполнителя. К отчету
автоматически прикрепляется актуальный реестр исходных данных. 

Обновление реестра ИД. ООО ЦентрПроектЗащита


Преимущества:

  • Отправление заказчику активного реестра ИД вложением к письму.
  • Отслеживание актуальных изменений в реестре ИД вплоть до времени обновления.



Таблица № 4. Корреспонденция по проекту.

В данной таблице собрана полная информация о входящей и исходящей документации:
  • Дата.
  • Номер.
  • Заголовок.
  • Контакт.
  • Тип – входящая или исходящая документация.


Корреспонденция по проекту. ООО ЦентрПроектЗащита


Преимущества:

  • Возможность использовать электронный документооборот.
  • Анализ входящей и исходящей корреспонденции.
  • Быстрый доступ к необходимой документации.


  • Таблица № 5. Инциденты.

    Последняя таблица отображает виды инцидентов, даты создания и разрешения, а также их текущее состояние. 
    Инциденты открываются при наличии замечаний к выполненной документации или дополнительной корректировки.

    Инциденты. ООО ЦентрПроектЗащита


    Преимущества 

    • Анализ и учет замечаний от Заказчика. 
    • Возможность контроля и ускоренного разрешения инцидентов.


    Результаты

    1.  На этапе запуска проекта стало проще собирать исходные данные. Проектные институты даже дублировали наш отчет Заказчику.

    2.  Выполненные разделы ПД и РД достаточно долго находятся в стадии рассмотрения. Отчеты позволили ускорять этот
    процесс и снимать возражения или претензии.



    Недостатки системы и возможности улучшения. Мнение нашего эксперта


    Букин Сергей Васильевич.jpg 
     
    Еженедельный отчет помог нам быстрее решать организационные вопросы и сделать
    прозрачным процесс проектирования и сопровождения разделов проектной документации.  


    Сергей Васильевич Букин, технический директор ООО "ЦентрПроектЗащита"







    Что хотелось бы добавить в отчет? Возможность выделять цветом, что изменилось с последней отправки.



      Что можно улучшить? Мнения наших заказчиков


         ❝ Добавить функцию комментариев для подтверждения сроков или добавления возражений.  

         ❝ Для информативности сократить отчет до одного листа.  




    Заказать услугу
    Оформите заявку на сайте. Наш менеджер свяжется с вами для уточнения деталей.